O SECRETÁRIO ESCOLAR
formação mínima em nível médio, designado por meio de ato do Secretário de
Estado de Educação.
Como o papel do (a) Secretário (a) Escolar confunde-se com o de um
administrador, sua influência é vital para o sucesso do processo escolar.
O (a) Secretário (a) Escolar é um dos elementos a quem a Direção da
unidade escolar delega poderes. Sua posição é tão importante que uma unidade
escolar funciona melhor ou pior, dependendo, em boa medida, de seu (sua)
Secretário (a).
A fim de bem desempenhar seu papel e cumprir suas
responsabilidades, é necessário ao (à) profissional que se dedica a essa atividade
possuir algumas características pessoais: ser ético, responsável, organizado e ter
habilidade para o relacionamento humano.
Nem sempre uma pessoa apresenta, em pleno desenvolvimento, todas
essas características, mas o importante é lembrar que todas elas podem e devem
ser desenvolvidas, num processo que, ao seu final, só trará benefícios, tanto no
plano profissional como no pessoal.
A responsabilidade administrativa básica do(a) Secretário(a) Escolar é
DECIDIR sobre assuntos relacionados aos serviços pertinentes à Secretaria e
de COMANDAR e ORIENTAR a execução dos mesmos.
Seu papel
Seu pERFIL
O(A) Secretário(a) Escolar, como profissional de Gestão
Administrativa, deve coordenar as diversas atividades do trabalho da Secretaria
Escolar, organizar o ambiente e administrar racional e conjuntamente os
aspectos administrativos, econômicos e de relações humanas implicados,
utilizando de forma adequada e segura recursos materiais e humanos colocados
a sua disposição, com as seguintes competências administrativas:
Pconhecer os fundamentos, os objetivos, a estrutura, a organização e o
funcionamento da Secretaria Escolar e da unidade escolar;
Pavaliar e organizar informações, estruturando-as de forma a suprir as
necessidades da unidade escolar e demais órgãos da Secretaria de Estado de
Educação;
Pelaborar manuais e rotinas de trabalho, definindo os métodos
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particulares de execução a serem aplicados;
Pelaborar organogramas e funcionogramas, visando às delegações de
funções e os limites de responsabilidades;
Porganizar plano de distribuição de trabalho, acompanhar a qualidade
da execução e observar prazos;
Porganizar serviços específicos a serem executados;
Porganizar formalmente publicações de editais e outros informes para
divulgação;
Pidentificar a importância e as formas de organizar as atividades de
arquivamento;
Pelaborar instruções disciplinadoras sobre o sistema de arquivo,
particularizando acesso, guarda e destruição;
Pclassificar documentos em conformidade com a origem da operação;
Porganizar e manter arquivo de documentos;
Pdimensionar e organizar espaços físicos, instalações e equipamentos
destinados à Secretaria Escolar;
Pinterpretar exigências e formalidades da legislação educacional;
Pacompanhar documentalmente o processo de matrícula e avaliação;
Putilizar aplicativos de informática;
Pdiagnosticar necessidades de programas de capacitação, reciclagem,
treinamento e desenvolvimento de pessoal administrativo;
Preceber, classificar, registrar, distribuir, acompanhar, multiplicar
documentos (livros técnicos, legislação, boletins, informativos e manuais);
Pelaborar relatórios, encaminhando os aos responsáveis;
Pinteragir com os demais órgãos da unidade escolar e da Secretaria de
Estado de Educação;
Pelaborar relatórios sobre os resultados envolvendo avaliação de novas
tecnologias administrativas.
As responsabilidades do Secretário Escolar incidem sobre a unidade
escolar como um todo: Grupo Técnico Pedagógico; Corpo Docente; Grupo de
Apoio Operacional e Corpo Discente.
Qualidades a serem consideradas na ação administrativa do (a)
Secretário (a): capacidade de liderança; capacidade de articulação; capacidade
de decisão e capacidade de delegação de responsabilidades.
O(A) Secretário(a) Escolar como líder deve ser: executivo(a);
motivador(a); avaliador(a); controlador(a); coordenador(a); mediador(a) e
oientador(a).
Como o(a) Secretário(a) Escolar é o(a) responsável legal pela gestão da
Secretaria Escolar, tendo por responsabilidade a escrituração e expedição de
documentos escolares, autenticando-os pela aposição de sua assinatura, bem
como a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os
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atos escolares, a ética profissional no trato de todo esse trabalho administrativo
é importantíssima.
Segundo o dicionário Aurélio, ética é o conjunto de normas e
princípios que norteiam a boa conduta do ser humano.
O padrão ético-profissional é definido a partir da concepção de pessoa
e sociedade.
A ética profissional evidencia:
Pimportância e valores;
Pcompromissos e postura ética;
Prelação pessoa x sociedade;
Pcaráter moral do ato profissional;
Pconcepção de pessoa x sociedade.
Falar sobre ética é falar sobre responsabilidade, deveres e condutas
inerentes à profissão.
Ética é estar de acordo com os padrões de sua profissão:
Pé ter responsabilidade;
Pé regra moral que todo o profissional deve ter;
Pé compromisso de vida e com a vida.
São deveres do (a) Secretário (a) Escolar:
Presponsabilizar-se pelo funcionamento da Secretaria Escolar;
Pzelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
Pcumprir as determinações da Direção;
Pcoordenar e fiscalizar o serviço da Secretaria Escolar, fazendo a
distribuição eqüitativa dos trabalhos entre seus auxiliares;
Porganizar o arquivo escolar;
Pmanter em dia a escrituração, o arquivo, a correspondência escolar e
o registro de resultados de avaliação de alunos;
Pmanter atualizado o arquivo de legislação e de documentação da
unidade escolar;
Pconhecer a legislação do ensino vigente, zelando pelo seu
cumprimento, no âmbito de suas atribuições;
Pmanter o arquivo de documentação de alunos e funcionários lotados
na unidade escolar, organizado de forma funcional, com capacidade de
proporcionar rapidez nas informações;
Panalisar, juntamente com a Direção ou Coordenação Pedagógica, as
transferências recebidas;
Pencarregar-se da correspondência oficial da unidade escolar,
DEVERES
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submetendo-a à assinatura da Direção;
Pelaborar relatórios, atas, termos de abertura e encerramento de livros
e quadros estatísticos;
Pdivulgar, no prazo estabelecido, os resultados bimestrais das
avaliações realizadas;
Pentregar aos professores os Diários de Classe devidamente
preenchidos, no que lhe compete;
Pvetar a presença de pessoas estranhas na Secretaria Escolar, a não ser
que haja autorização da Direção;
Pdivulgar e subscrever, por ordem da Direção, instruções, editais e
todos os documentos escolares;
Psecretariar solenidades e outros eventos que forem promovidos pela
unidade escolar, quando necessário;
Pmanter atualizadas as pastas individuais dos servidores e alunos da
unidade escolar;
Pprestar esclarecimentos quando solicitado;
Patender aos corpos Docente, Discente e Técnico-Administrativo,
prestando-lhes informações e esclarecimentos relativos à escrituração escolar e à
legislação do ensino;
Patender às solicitações do Assessor Técnico Escolar na sua tarefa de
inspeção escolar;
Pparticipar de reuniões e treinamentos, quando convocado;
Pinstruir processos, quando solicitado, pelos órgãos competentes;
Pacompanhar as reuniões dos Conselhos de Classe, registrando os
resultados finais;
Passinar, junto com o Diretor, a documentação escolar dos alunos;
Presponsabilizar-se pela autenticidade da documentação escolar
expedida.
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